Een pensioendossier is een dossier bij een Pensioenfonds waarin alle cruciale gegevens van een deelnemer bij het betreffende fonds zijn vastgelegd. Dit betreft gegevens, zoals:
- Persoonsgegevens
- Pensioenregeling (type, premie, opbouw)
- Deelname (dienstverbanden, salaris, arbeidsongeschiktheid)
- Pensioen (waardeoverdracht, pensioendatum, pensioenaanspraken)
In het kader van de transitie naar het nieuwe stelsel (Wet Toekomst Pensioenen) is voor pensioenuitvoerders, door de Pensioenfederatie in samenwerking met vertegenwoordigers uit de sector, een zgn. ‘Kader Datakwaliteit’ geschreven. Daarmee moeten pensioenuitvoerders die wensen in te varen op een consistente en aantoonbare wijze de datakwaliteit onderbouwen en borgen.
Voor pensioenuitvoerders die invaren in het nieuwe pensioenstelsel is datakwaliteit van essentieel belang. Zonder afdoende inzicht in de datakwaliteit voorafgaand aan het invaren, kan de pensioenuitvoerder geen goed en evenwichtig invaarbesluit nemen en kunnen fouten ontstaan in de berekende individuele pensioenvermogens. Deelnemers moeten er natuurlijk op kunnen vertrouwen dat de omzetting naar de individuele pensioenvermogens juist geschiedt en dat zij krijgen waar zij recht op hebben. Volgens de wet moet een pensioenuitvoerder daarom kunnen aantonen dat de datakwaliteit voorafgaand aan, tijdens en na de transitie geborgd is. In de wet worden twee toetsmomenten onderscheiden: toetsmoment 1 betreft het vaststellen van de datakwaliteit als voorbereiding op het totale proces van invaren en toetsmoment 2 vindt vlak na het moment van invaren plaats.
Voor deze toetsing is een lijst opgesteld van tenminste 65 zgn. Kritische Data Elementen (KDE’s) per pensioendossier waarvan de fondsen de volledigheid, betrouwbaarheid en tijdigheid moeten aantonen. In totaal betreft dit 20 miljoen dossiers. De daartoe benodigde data profiling omvat ten minste vier onderzoeken die zijn uit te voeren over alle KDE’s binnen de gehele populatie: een onderzoek op compleetheid, juistheid van het data type (validiteit), de verwachte domeinwaarden (accuraatheid) en de data distributie.
Over de datakwaliteit zijn momenteel veel zorgen. Omdat heel veel van het administratieve werk van pensioenfondsen is uitbesteed aan allerlei externe uitvoeringsorganisaties, hebben de fondsen vaak helemaal geen zicht op de eigen datakwaliteit. Het hierboven omschreven onderzoek kan dus de komende tijd nog de nodigde onaangename verassingen opleveren voor pensioenfondsen en zou er zelfs toe kunnen leiden dat het invaren grote vertraging oploopt of zelfs in het geheel niet uitvoerbaar is.